Melanie Beucher
La guía definitiva para calcular tu inversión en software
Elegir una herramienta para tu empresa no es solo ver el precio que aparece en la página. Detrás de ese número hay costos que pueden multiplicar la inversión: implementación, capacitación, integraciones y soporte, entre otros.
Sin un cálculo claro, podrías terminar pagando mucho más de lo que pensabas.
En este artículo te mostramos, paso a paso, cómo calcular el presupuesto detrás de tu base tecnología para que tomes decisiones inteligentes.
Paso 1: Investiga cómo cobra el proveedor y calcula tu inversión
Primero, investiga cómo te van a cobrar:
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¿Es una suscripción? Eso significa que pagas un precio por cada usuario y por mes o año.
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¿Es una licencia? Quiere decir que pagas una sola vez y el software es para todos, sin importar cuántos usuarios haya.
Ahora, para saber cuánto vas a invertir:
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Si es suscripción, multiplica: Precio por usuario × cantidad de usuarios × tiempo que usarás el software (meses o años).
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Si es licencia, multiplica: Precio de la licencia × tiempo que usarás el software (normalmente años), sin importar cuántos usuarios sean.
Paso 2: Considera los costos de migración e implementación
Adquirir el software es solo el principio. Lo que realmente cuesta es hacer que funcione para ti. Si no presupuestas bien esta etapa, te vas a encontrar pagando de más y ajustando cosas sobre la marcha.
Si quieres evitarlo, pregunta a tu proveedor:
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Implementación: ¿Cuánto cuesta adaptar el software a tu forma de trabajar? ¿Te cobran por horas, por fases o está incluido?
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Migración: ¿Cuánto te va a costar pasar la información que ya tienes?
Tip: Para obtener un presupuesto certero, prepara un archivo con esta información para tu proveedor:
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Volumen total de datos a migrar (número de registros, tamaño en GB, etc.).
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Formatos en los que están esos datos.
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Sistemas actuales que usas y con los que quieres integrar el nuevo software.
Paso 3: Planifica la capacitación para maximizar el uso del software
Antes de avanzar, pregunta al proveedor:
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¿Qué tipo de capacitación ofrece? (Cursos presenciales, material online, etc.)
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¿Es genérica o se adapta según el rol y nivel de cada usuario?
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¿Está incluida en el presupuesto?
Normalmente, hay una capacitación básica para todos. Pero si hay usuarios con tareas más complejas, puede haber formaciones extras con costo adicional.
Considera también que tu equipo no va a rendir al 100% mientras aprenden. Y eso tiene un costo.
Para calcularlo, piensa en:
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Las horas que van a invertir en la capacitación.
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El tiempo que les llevará adaptarse a la herramienta.
Multiplica ese total de horas por el costo que representa el trabajo de cada persona.
Paso 4: Verifica las integraciones necesarias y sus costos
El nuevo software tiene que conectarse con las herramientas que ya usas. Esas conexiones se llaman integraciones.
Por lo general, se cobran una sola vez. Pero cuidado: el mantenimiento o soporte pueden tener un costo extra.
Para obtener un presupuesto preciso, lleva esta información a tu proveedor:
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Lista de las herramientas que usas hoy.
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Los procesos en los que participan y cómo esperas que se conecten con el nuevo software.
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Cómo se comunican esos sistemas (por ejemplo, si usan API o si exportan archivos).
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El formato de los datos.
Paso 5: No te olvides del soporte técnico
En los planes de suscripción, generalmente ofrecen dos tipos de soporte:
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Soporte básico: atención por chat o correo, solo en horario comercial. Puede ser lento y sin asistencia personalizada.
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Soporte premium: atención por llamada, asistencia remota y soporte 24/7. Suele tener un costo extra o estar disponible en planes más caros.
Si compras una licencia, el soporte puede no estar incluido o ser limitado, y dependerás de tu propio equipo para resolver problemas.
Para calcular el costo, define qué tipo de soporte necesitas y consulta al proveedor para obtener un presupuesto claro.
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